Das Geschäftsreglement regelt in Ergänzung zu den Statuten Aufgaben und Zuständigkeiten, Sitzungsorganisation, Kompetenzen und legt die weiteren für die ordentliche Geschäftsführung notwendigen Regelungen fest.

Grundlagen

• Statuten vom April 2006
• Leitbild

1. Aufbau des Vereines

Innerhalb SPAS bestehen folgende Gremien:

• Der Vorstand
• Die drei Sektionen Sek2, Höhere Fachschulen und Weiterbildung
• Die Geschäftsstelle
• Regional- und Fachgruppen

2. Aufgaben und Zuständigkeiten

2.1. Aufgaben und Zuständigkeiten des Vorstandes

Der Vorstand trägt als Führungsorgan die umfassende Verantwor¬tung für die Belange des Vereines. Er erarbeitet die strategischen Ziele des Vereins.

Die Aufgaben des Vorstandes sind:

• besorgt die Vereinsgeschäfte
• wählt die Geschäftsführerin / den Geschäftsführer
• entscheidet über die Aufnahme neuer Mitglieder
• legt die Aufgaben der verschiedenen Gremien fest und erlässt die internen Reglemente
• setzt die Regional- und Fachgruppen ein
• beschliesst über die Anträge der Sektionen und Regional- und Fachgruppen
• wählt die SPAS-Vertretungen in Projekte, in Gremien und für die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen
• beschliesst über Vernehmlassungen, Konzepte usw., soweit diese in den Zuständigkeitsbereich von SPAS fallen
• entscheidet über die Öffentlichkeitsarbeit
• vergibt allfällige Aufträge im Rahmen des genehmigten Budgets
• stellt die Finanzierung sicher

2.2. Aufgaben und Zuständigkeiten der Geschäftsstelle

Der Vorstand wird in der Wahrnehmung seiner Aufgaben durch eine Geschäftsstelle unterstützt. Diese ist direkt dem Präsidenten / der Präsidentin unterstellt.

Die Geschäftsstelle hat insbesondere folgende Aufgaben:

• setzt die Zielsetzungen und strategischen Vorgaben von SPAS um
• bereitet die Geschäfte des Vorstandes vor und setzt die Beschlüsse um
• informiert die Gremien und die Vereinsmitglieder
• arbeitet mit den Partnerorganisationen zusammen
• nimmt Einsitz in Gremien und Projektgruppen
• erledigt die administrativen Arbeiten

Die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer nimmt mit beratender Stimme an den Sitzungen des Vorstandes und der Sektionen teil und führt das Protokoll des Vorstandes.

2.3. Aufgaben und Zuständigkeiten der Sektionen

Die Sektionen bearbeiten die Ausbildungsfragen ihrer Stufe. Die Sektionen

• dienen dem Austausch von Informationen unter den Mitgliedern und der gegenseitigen Unterstützung
• entwickeln gemeinsame Haltungen zu den Ausbildungsfragen ihrer Stufe und erarbeiten zu Handen des Vorstandes Stellungnahmen und Konzepte

2.4. Aufgaben der Regional- und Fachgruppen

Der Vorstand kann bei Bedarf Regional- und/oder Fachgruppen einsetzen. Aufgaben und Kompetenzen sind durch den Vorstand bei der Einsetzung festzulegen.

3. Sitzungsorganisation

Die Regelungen zur Sitzungsorganisation gelten sinngemäss auch für die Sektionen, Regional- und Fachgruppen.

Der Vorstand trifft sich, so oft es die Geschäfte erfordern, auf Einladung des Präsi¬denten / der Präsidentin oder auf Begehren von mindestens zwei Mitgliedern. Die Einladung erfolgt schriftlich (elektronisch) mit Bekanntgabe der Traktanden spätestens sieben Tage vor der Sitzung.

Zur Eröffnung der Sitzung, zur Behandlung der Verhandlungsgegenstände und zur Fassung von gültigen Beschlüssen ist die Anwesenheit von mindestens der Hälfte aller Mitglieder erforderlich.

Der Präsident / die Präsidentin, bei Verhinderung der Vizepräsident / die Vizepräsidentin, leitet die Sitzungen. Die Be¬schlussfassung erfolgt offen nach Massgabe des absoluten Mehrs der Stimmenden. Der Präsident / die Präsidentin stimmt mit. Bei Stimmengleichheit gibt der / die Vorsitzende den Stichentscheid.

Über die Verhandlungen ist ein Protokoll zu führen, in welchem insbesondere die Beschlüsse festgehalten werden. Die Protokolle sind jeweils an der nächsten Sitzung zu genehmigen. Allfällige Zirkularbeschlüsse sind in das Protokoll der nächsten Sitzung aufzunehmen.

4. Kompetenzen und Verantwortung

Der Vorstand entscheidet alle Grundsatzgeschäfte, sofern sie nicht in den Kompetenzbereich der Vereinsversammlung fallen.

Stellungnahmen von Sektionen und Regional- und Fachgruppen gegenüber Dritten sind dem Vorstand vorzulegen.

Der Präsident / die Präsidentin (und in Stellvertretung der Vizepräsident / die Vizepräsidentin) trägt die Verantwortung für die Leitung des Vorstandes. Er / sie vertritt, sofern nichts Anderes bestimmt ist, SPAS in der Öffentlichkeit. In Ausnahmefällen, wenn im Interesse der SPAS eine sofortige Entscheidung notwendig ist, kann der Präsident / die Präsidentin nach Konsultation der Vorstandsmitglieder mit einer Mindestfrist von drei Tagen entscheiden. Solche Präsidial¬beschlüsse sind dem Vorstand zur Kenntnis zu bringen.

Für den Vollzug der Aufgaben und des Budgets des Vereins ist grundsätzlich die Ge¬schäftsstelle verantwortlich.

5. Führungsinstrumente

Das zentrale Führungsinstrument sind die regelmässig stattfin¬denden Vorstandssitzungen. Das Protokoll und die Pendenzenliste sind verbindlich für die Erteilung und Kontrolle von Aufträgen und Massnahmen.

Der Vorstand sorgt für eine zeit- und stufengerechte Information innerhalb der Gesamtorganisation.

Die ordentliche Berichterstattung erfolgt in den Sitzungen.

Bei ausserordentlichen Vorkommnissen besteht die Verpflichtung, die jeweils vorgesetzte Stelle unverzüglich zu informieren.

Der Vorstand erstellt einen Jahresbericht.

6. Zeichnungsberechtigung

Für die verpflichtende Zeichnung für den Verein gilt grundsätzlich die Kollektivunterschrift zu zweien, der Präsident / die Präsidentin (oder der Vizepräsident / die Vizepräsidentin) und die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer. Dokumente oder Korrespondenz mit nicht verpflichtendem Inhalt können von nur einer Person unterzeichnet werden.

Der Arbeitsvertrag der Geschäftsführerin / des Geschäftsführers wird vom Präsidenten / der Präsidentin und dem Vizepräsidenten / der Vizepräsidentin unterzeichnet.

7. Besondere Bestimmungen

Sprache

Die Verhandlungen werden in Deutsch und Französisch geführt. Soweit notwendig, erfolgt eine zusammenfassende Übersetzung der Voten. Protokolle und wichtige Dokument werden zweisprachig abgefasst. Für die Übersetzung ist die Geschäftsstelle besorgt.

Vertraulichkeit

Die Verhandlungen im Vorstand, nicht aber die Beschlüsse sind vertraulich. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen sind einzuhalten.

Ausstandspflicht

Die Mitglieder sind verpflichtet, in den Ausstand zu treten, wenn bei Auftragsvergaben private geschäftliche Interessen berührt sind. Bei der Behandlung dieses Geschäfts hat das Mitglied den Verhandlungsraum zu verlassen.

Archiv / Aktenablage

Die Akten des Vereins werden von der Geschäftsstelle archiviert.

Dieses Geschäftsreglement wurde vom Vorstand am 12. Mai 2006
beschlossen und gilt ab sofort. Es ersetzt alle früheren Regelungen

Bern, den 12. Mai 2006

Eusebius Spescha | Annette Tichy

Präsident | Geschäftsführerin