Le règlement interne règle complémentaire aux statuts les tâches et les responsabilités, l’organisation des séances, les compétences et définit les autres réglementations nécessaires pour une gestion d’affaires ordinaire.

Documents de base

• Statuts du mois d’avril 2006
• Plan directeur

1. Structures de l’association
A l’intérieur de la SPAS, existent les organes suivants:

• Le comité
• Les trois sections secondaire II, écoles supérieures et formation continue
• Le secrétariat général
• Les groupes régionaux et les groupes d’experts

2. Tâches et compétences
2.1. Tâches et compétences du comité
Le comité comme organe de direction a la responsabilité globale pour tous les intérêts de l’association. Il élabore les objectifs stratégiques de l’association.

Les tâches du comité sont:

• S’occuper des affaires de l’association
• Élire la secrétaire générale / le secrétaire général
• Se prononcer sur l’affiliation des nouveaux membres
• Définir les tâches des organes divers et édicter les règlements internes
• Mettre sur pied des groupes régionaux et d’experts
• Décider sur les demandes des sections et des groupes régionaux et d’experts
• Élire les représentants de la SPAS dans des projets, dans des organes et pour la collaboration avec d’autres organisations
• Prendre les décisions sur des consultations, des concepts etc., autant que ceux-ci sont de la compétence de la SPAS
• Décider sur le travail en public
• Donner des mandats éventuels dans le cadre du budget accepté
• Garantir le financement

2.2. Tâches et compétences du secrétariat général
Le secrétariat général soutient le comité dans la réalisation de ses tâches. Il est subordonné directement au président / à la présidente.

Le secrétariat général a en particulier les tâches suivantes:

• Mettre en oeuvre les buts et les exigences stratégiques de la SPAS
• Préparer les affaires du comité et mettre en œuvre les décisions
• Informer les organes et les membres de l’association
• Collaborer avec les organisations partenaires
• Participer à des organes et des groupes de projet
• S’occuper des travaux administratifs

La secrétaire générale / le secrétaire général participe aux séances du comité et des sections avec voix consultative et fait le procès-verbal des séances du comité.

2.3. Tâches et compétences des sections

Les sections traitent les questions de formation de leur niveau.

Les sections

• servent à l’échange des informations entre les membres et au soutien réciproque
• développent des positions communes aux questions de formation de leur niveau et élaborent des prises de position et des concepts à l’attention du comité

2.4. Tâches des groupes régionaux et groupes d’experts
Le comité peut, selon besoin, mettre sur pied des groupes régionaux et/ou des groupes d’experts. Il définit leurs tâches et leurs compétences à l’occasion de la mise sur pied.

3. Organisation des séances
Le règlement d’organisation des séances vaut d’après le sens aussi pour les sections, les groupes régionaux et d’experts.
Le comité se réunit tant que les affaires le demandent sur l’invitation du président / de la présidente ou sur demande d’au moins deux membres. L’invitation est envoyé par écrit (voie électronique) avec indication de l’ordre du jour sept jours avant la séance au plus tard.
La présence d’au moins la moitié des membres est nécessaire pour pouvoir ouvrir la séance, traiter l’ordre du jour et prendre des décisions valables.

Le président /la présidente, en cas d’empêchement le vice-président / la vice-présidente, préside les séances. Les décisions sont prises d’une manière ouverte et selon la majorité absolue des votants. Le président / la présidente vote également. En cas d’égalité des suffrages, le président / la présidente a voix prépondérante.

On fait un procès-verbal des séances qui contient surtout les décisions. Les procès-verbaux sont à accepter lors de la séance suivante. Des décisions éventuelles sur la voie circulaire sont à intégrer au procès-verbal de la séance suivante.

4. Compétences et responsabilité
Le comité décide sur toutes les affaires de base si elles ne relèvent pas de la responsabilité de l’Assemblée générale.

Les sections, groupes régionaux et groupes d’experts sont tenus de présenter des prises de position vis-à-vis de tiers au comité.

Le président / la présidente (et en cas de suppléance le vice-président / la vice-présidente) a la responsabilité pour la direction du comité. Si rien d’autre n’est décidé, c’est le président / la présidente qui représente la SPAS face au public. En cas d’exception, si les intérêts de la SPAS exigent une décision immédiate, le président / la présidente peut décider après une consultations des membres du comité avec un délai minimum de trois jours. Ces décisions du président / de la présidente sont à communiquer au comité.

Le secrétariat général est de principe responsable de la mise en oeuvre des tâches et du budget de l’association.

5. Instruments de direction
L’instrument de direction central sont les séances du comité qui ont lieu régulièrement. Le procès-verbal et la liste des affaires en suspens sont obligatoires pour donner et contrôler les mandats et les mesures.

Le comité est responsable d’une information adéquat du point de vue temporel et structurel (niveau) à l’intérieur de l’organisation globale.

Les rapports ordinaires se passent lors des séances.

En cas d’évènements extraordinaires, tout le monde est obligé d’informer immédiatement l’organe supérieur.

Le comité fait un rapport annuel.

6. Autorisation à signer
Pour une signature obligatoire pour l’association, il faut la signature collective à deux, président / présidente (ou vice-président / vice-présidente) et secrétaire générale/ secrétaire général. Des documents ou de la correspondance avec un contenu non obligatoire peuvent être signés par une seule personne.

Le contrat de travail de la secrétaire générale / du secrétaire général est signé par le président / la présidente et le vice-président / la vice-présidente.

7. Dispositions spéciales
Langue
Les discussions ont lieu en allemand et en français. Si nécessaire, on procède à une traduction sommaire des propositions. Les procès-verbaux et les documents importants sont rédigés en deux langues. Le secrétariat général s’occupe des traductions.

Confidentialité
Les discussions au comité sont confidentielles, mais pas les décisions. Les exigences de la protection des données sont à respecter.

Devoir de récusation
Les membres sont obligés de s’abstenir si on donne des mandats qui touchent des intérêts privés d’affaires. Quand on traite cette affaire, le membre concerné doit quitter la salle de conférence.

Archives / Classement des documents
Le secrétariat général s’occupe de l’archive des documents de l’association.

Ce règlement interne a été accepté par le comité le 12 mai 2006 et entre en vigueur immédiatement. Il remplace tous les règlements antérieurs.

Berne, le 12 mai 2006

Eusebius Spescha | Annette Tichy
Président | Secrétaire générale